์
การปรับเปลี่ยนมุมมอง
ในส่วนของ เวิดชีต คุณสามารถที่จะเลือกปรับมุมมองใหม่เช่นต้องการย่อขนาดของเวิร์กชีตลงเพื่อให้สามารถเห็นพื้นที่งานทั้งหมด
หรือต้องกสารขยายขนาดของเวริด์เพื่อจะดูความละเอียด้เปรียบเหมือนกับการใช้แว่นขยายส่องดู
เวิร์ดชีต โดยปกติมุมมองของ Excel จะเป็นมัุมมองขนา
100 % ซึ่งถือว่าได้มุมมองมาตรฐานและเมื่อคุณต้องการปรับเปลี่ยนมุมมองก็สามารถทำได้ด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. เลือก Zoom จากเมนู View
2. บนหน้าจอจะปรากฏไดอะล็อกบ็อก
Zoom ขึ้นมาให้เลือกตอบจากหัวข้อ Magnificatiom โดยในหัวข้อนี้จะมีตัวเลือกขนาดต่าง
ๆ ให้เลือกเช่น 100% หมายถึงกำหนดให้หน้าจอมีขนาดมาตรฐาน และเลือกน้อยกว่า
100% จะะหมายถึงให้ภาพมีขนาดเล็กลง สำหรับตัวเลือก
FitSelection
จะเป็นตัวเลือกที่กำหนดให้ปรับขนาดของหน้าจอเห็นส่วนของเวิร์กชีตที่เลือกไว้ทั้งหมดและถ้าต้องการเลือกกำหนดเปอร์เซนต์ของ
มุมมองบนหน้าจอตามความพอใจให้กำหนดจากตัวเลือก Custom
การเลือกเซลล์ในกระดาษทำการเป็นช่วง
ในการทำงานภายในโปรแกรม Excel นอกจากการสร้างงานขึ้นมาใหม่เลย
ในบ้างครั้งอาจต้องการแก้ไขและปรับปรุงงาน
อยู่บ้าง สิ่งแรกที่ต้องทำความเข้าในก่อนที่จะเริ่มต้นทำการแก้ไขคือการเลือกช่องของการทำงาน
ซึ่งการเลือกช่องนี้เพื่อประยุกต์
ให้สามารถใช้กับการทำงานอื่น ๆ ของ Excel เช่นการเลือกข้อมูลที่จะนำไปสร้างแผ่นภูมิ
การย้ายข้อมูลที่เป็นกลุ่ม หรือแม้แต่
การกำหนดรูปแบบให้กับช่องเซลล์ตามต้องการเป็นต้น
การเลือกเป็นช่วงแบบต่อเนื่องกัน
ตัวอย่างเช่น ต้องการเลือกเซลล์ A1-A10 สามารถเลือกปฏิบัติได้
2 แนวทางคือ
1. เลื่อนเมาส์พอยเตอร์ไปที่เซลล์
A1และใช้วิธีการลากเมาส์ ไปยังเซลล์ A10 แล้วปล่อย
2. นำเมาส์พอยเตอร์ไปยังเซลล์
A1 กดปุ่ม Shift บนเแป้นพิมพ์ค้างไว้ จากนั้นให้ใช้เมาส์คลิกลงบนเซลล์ A10
การเลือกเป็นช่องแบบไม่ต่อเนื่องกัน
หลังจากที่ได้ฝึกการเลือกเป็นช่วงแบบติดต่อกันแล้ว
ในส่วนต่อไปจะเป็นการเลือกช่วงแบบไม่ต่อเนื่องกัน เช่น ต้องการเลือกเซลล์
A1, A3, C2, C4
- ให้เลื่อนเมาส์พอยต์เตอร์ไปวางที่เซลล์
A3, C2 และ C4 ตามลำดับ ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นเช่นตัวอย่างในรูปต่อไปนี้
เลือกทั้งกระดาษทำการ
การเลือกทั้งกระดาษทำการ หมายถึงการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ภายในเวิร์กชีต
โดยการกดปุ่ม Select All ซึ่งอยู่ระหว่างเลขกำกับแถว และชื่อกำกับคอลัมน์ของกระกาษทำการ
เลือกเป็นแถว หรือคอลัมน์
การเลือกเป็นแถวหรือคอลัมน์ สามารถทำได้โดยการเลื่อนเมาส์พอยต์เตอร์ไปคลิกที่เลขแถว
หรือ ขื่อคอลัมน์ ถ้าเพียงแต่ใช้เมาส์คลิกเฉย ๆ โปรแกรมจะถือว่าเป็นการเลือกเพียง
1 แถว หรือ 1 คอลัมน์ แต่ถ้าใช้เมาส์ลาก ก็จะถือว่าเป็นเลือกหลาย ๆ แถว หรือหลาย
ๆ คอลัมน์ติดต่อกัน
เมื่อมาถึงตอนนี้ คุรสามารถที่จะเลือกเซลล์ตามรูปแบบที่แตกต่างกันดังที่ได้อธิบายมาแล้ว
และเพื่อเพิ่มความเข้าใจให้มากขึ้น ผู้เขียนจึงอยากแนะนำให้คุณได้ทดลองฝึกปฏิบัติดังขั้นตอนต่อไปนี้
1. คลิกที่คอลัมน์ชื่อ B
2. กดปุ่ม ctrl ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้ จะไม่ปล่อยจนกว่าจะจบ
3. เลื่อนเมาส์พอยต์เตอร์ไปวางที่เลขแถว 2, แ้วใช้การแดร็กไปถึงเลขแถว
3
4. คลิกที่เลขแถวชื่อ 5
5. เลื่อนเมส์พอยต์เตอร์และใช้เมาส์ลากจากเซลล์ D7 ถึง
D9
6. คลิกที่เซลล์ D11 แล้วปล่อยมือจากปุ่ม Ctrl
7. จะได้ผลลัพธ์ดังนี้คือ
การบันทึกข้อมูล (Save)
การบันทึกข้อมูลนับว่าเป็นอีกส่วนหนึ่ง ที่มีความสำคัญในการทำงาน
เนื่องจากถือ ได้ว่าเป็นการป้องกันความเสียหายที่ผลเกิดจากการกระทำผิดพลาด
และยังเป็นส่วนที่ใช้ในการเก็บข้อมูล เพื่อที่จะได้นำไปใช้งานในอนาคตอีกด้วย
วิธีการบันทึกความสามารถทำได้หลายวิธี และเพื่อความเข้าใจ
ผู้เขียนขอแบ่งวิธีการบันทึกให้เป็นขั้นตอนได้ดังนี้
1. เลือกเมนู File จะพบกับ คำสั่ง Save และ Save As
- Save : เป็นคำสั่งที่ใช้ในการบันทึกทับงานเดิมภายใต้ชื่อเก่า
แต่ถ้าเป็นงานใหม่ที่ยังไม่เคยบันทึกมาก่อน
โปรแกรมจะถือว่าเป็นการ Save As โดยอัตโนมัติ
-Save As : ใช้เมื่อต้องการบันทึกข้อมูล เพื่อตั้งชื่อใหม่
โดยการตั้งชื่อไฟล์นั้นสามารถกำหนดได้ไม่เกิน 8 ตัวอักษร
นอกจากนี้คุรยังสามารถกด Ctrl+S หรือคลิกที่แผ่นเพื่อทำการบันทึกได้เช่นเดีนวกัน
2. จากไดอะล็อกบ็อกซ์ของการบันทึก สิ่งที่ต้องทำเป็นลำดับแรกคือ
พิมพ์ชื่อลงในช่อง File Name :
เช่น test1 สำหรับในการตั้งชื่อไฟล์ให้กับ Excel นั้นจะต้องละเว้นสิ่งต่อไปนี้คือ
- ตั้งชื่อไฟล์เกิน 8ิ ตัวอักษร นามสกุล 3 ตัวอักษร
- สัญลักษณ์ที่ไม่สามารถนำมาตั้งชื่อหรือนามสกุลของไฟล์มีดังนี้
? * / ! ( ) : < > + =ั
สำหรับนามสกุลของงานที่โปรแกรมจะใส่ให้โดยอัตโนมัติ
สามารถสรุปได้ดังนี้คือ
ไปหน้าสอง